Sander bouwde een sterk product. Zijn organisatie kon de groei niet bijbenen.

Sander begon zijn softwarebedrijf met drie ontwikkelaars en een helder idee. Een platform voor logistieke planning, eenvoudiger dan wat de grote spelers boden en beter afgestemd op middelgrote transportbedrijven. Het product werkte. Klanten waren enthousiast. Het bedrijf groeide.

Inmiddels zijn ze met veertien man. Vijf ontwikkelaars, een salesteam, een customer success manager en een handvol mensen die zorgen dat de boel draait. Op papier een volwassen bedrijf, maar intern voelde het anders.

Wat er langzaam misging

De eerste jaren liep alles via Sander. Hij kende elke klant, elk technisch vraagstuk en elke keuze die gemaakt werd. Dat was logisch voor een bedrijf van vier man. Voor een bedrijf van veertien man was het een probleem.

Beslissingen bleven hangen. Niet omdat zijn team niet goed was, maar omdat niemand precies wist welke beslissingen ze zelf mochten nemen. De grenzen waren nooit expliciet gemaakt. Sander had ze in zijn hoofd, niet in de organisatie.

Klanten merkten het. Niet direct, maar in de responstijd op vragen. In de kleine inconsistenties tussen wat sales beloofde en wat het productteam leverde. In het gevoel dat je bij Sander moest zijn als je echt iets gedaan wilde krijgen.

Sander merkte het ook. Hij werkte harder dan ooit, maar had het gevoel dat hij minder bereikt. Hij was de bottleneck in zijn eigen bedrijf.

De vraag die hij niet durfde te stellen

Wat Sander eigenlijk wilde weten: hoe maak je een bedrijf dat goed werkt zonder dat jij overal bij bent?

Die vraag stellen voelde als toegeven dat het niet goed ging. En het ging goed, toch? Ze groeiden. Klanten waren tevreden. De cijfers klopten.

Ja, en toch.

Sander wist dat de groei die hij voor ogen had, vijfentwintig man, een tweede product, misschien een internationale markt, niet mogelijk was met de organisatie zoals hij die nu had. Niet omdat zijn mensen niet goed genoeg waren, maar omdat de structuur het niet zou aankunnen.

Wat er veranderde

We begonnen niet met een organisatiestructuur of een proceshandboek. We begonnen met de vraag: wat moet er altijd via Sander lopen en wat eigenlijk niet?

Die vraag was simpeler dan hij dacht. Er waren beslissingen die alleen hij kon nemen, omdat ze de koers van het bedrijf raakten. Er waren beslissingen die dagelijks werden teruggelegd bij hem, terwijl zijn teamleden ze prima zelf hadden kunnen nemen, als ze hadden geweten wat de kaders waren.

Die kaders maakten we expliciet. Niet als regels, maar als principes. Welke klanten passen bij ons? Hoe reageren we als een klant iets vraagt wat buiten de scope valt? Wanneer escaleer je naar Sander en wanneer niet?

Tegelijk werkten we aan de strategie, want Sander had wel een richting in zijn hoofd, maar geen helder beeld van de stappen die daartussen zaten. Hij wist waar hij wilde uitkomen, maar niet wat de volgende mijlpaal was en welke keuzes daarvoor gemaakt moesten worden.

Een jaar later

Sander is nog steeds de centrale persoon in zijn bedrijf. Dat zal voorlopig ook zo blijven, maar hij is niet meer de bottleneck.

Zijn teamleden nemen beslissingen die vroeger bij hem terechtkwamen. Niet, omdat hij ze heeft gepusht, maar omdat ze nu weten wat de bedoeling is. De responstijd naar klanten is sneller. De samenwerking tussen sales en product schuurt minder.

En Sander? Die heeft voor het eerst in jaren tijd om na te denken over het volgende product. Niet omdat hij minder hard werkt, maar omdat hij zijn tijd anders besteedt.

Het tweede product is inmiddels in ontwikkeling.

Herken je dit?

Dan is een gesprek misschien een goede eerste stap. Plan een kennismakingsgesprek of lees meer over hoe je een wendbare organisatie bouwt.

Over MindTeegic

MindTeegic helpt MKB-ondernemers met 8 tot 25 medewerkers om hun bedrijf te laten groeien zonder dat alles van hen afhangt. Als strategisch partner brengen we richting, regie en structuur, niet als coach of uitvoerder, maar als iemand die naast je staat en meedenkt op het niveau waar het verschil wordt gemaakt.

Renate Manders-Lybeer is Register Businesscoach en strateeg. Ze werkt vanuit Etten-Leur met bedrijven in de bouw, maakindustrie en software & IT.

Benieuwd of we bij jouw vraagstuk passen? Bel of mail gerust, geen verkooppraatjes, wel een eerlijk gesprek.