Hoe maak je je bedrijf minder afhankelijk van jezelf?

Samenvatting

De meeste MKB-ondernemers zijn op een gegeven moment de bottleneck in hun eigen bedrijf. Alles loopt via hen. Dat voelde ooit als betrokkenheid. Nu voelt het als een gevangenis. In dit artikel de stappen om dat te veranderen.

Er is een moment dat veel ondernemers herkennen. Het bedrijf groeit, meer mensen, de omzet stijgt en de ondernemer werkt harder dan ooit. Doordat met elke nieuwe medewerker, elke nieuwe klant, elke nieuwe complexiteit, het aantal dingen dat via hem of haar loopt ook groeit.

Je hebt geen bedrijf meer. Je bent het bedrijf. Dat is niet hoe het bedoeld was en het is ook niet hoe het moet blijven.

Waarom dit zo vaak gebeurt

Een bedrijf bouwen op de ondernemer is logisch in de beginfase. Jij kent de klanten. Jij weet wat kwaliteit betekent. Jij snapt wat er gedaan moet worden en hoe.

Naarmate het bedrijf groeit, wordt precies dat de rem. Niet omdat je het verkeerd doet, maar de structuur die werkte bij twee man, werkt niet meer bij twaalf.

Het probleem is zelden dat medewerkers niet goed genoeg zijn. Het probleem is bijna altijd dat ze niet weten wat ze mogen beslissen, niet weten wat de standaard is of niet het vertrouwen hebben om zelfstandig te handelen. Dat is niet hun schuld. Dat is een structuurprobleem.

Vier dingen die moeten veranderen

1. Helder hebben waar het bedrijf voor staat. Als medewerkers weten wat het bedrijf wil bereiken, voor welke klanten het er is en wat de waarden zijn die het werk sturen, kunnen ze zelfstandig de juiste keuzes maken. Niet omdat ze de regels kennen, maar omdat ze begrijpen wat de bedoeling is. Dat is het fundament. Zonder dat fundament is delegeren een gok.

2. Kaders expliciteren, niet alleen in je hoofd. Wat mag een medewerker zelf beslissen? Tot welk bedrag? Bij welk type klachtafhandeling belt hij jou en wanneer niet? Die kaders zitten nu in jouw hoofd. Ze moeten in de organisatie zitten. Niet als dik handboek, maar als heldere afspraken die mensen houvast geven.

3. Loslaten als vaardigheid ontwikkelen. Loslaten gaat niet over vertrouwen alleen. Het gaat over het bouwen van de structuur die loslaten mogelijk maakt. Als je weet dat er goede kaders zijn, dat mensen weten wat de bedoeling is en dat je tijdig terugkoppeling krijgt als iets niet goed gaat, wordt loslaten een stuk makkelijker. Niet omdat je minder betrokken bent, maar omdat de organisatie het aankan.

4. Een strategieproces dat niet afhankelijk is van jou. Als de koers alleen in jouw hoofd zit, is elke beslissing een vraag aan jou. Een doorlopend strategieproces, waarbij de richting helder is, prioriteiten regelmatig worden besproken en mensen weten wat er van hen verwacht wordt, geeft de organisatie de ruimte om zonder jou te functioneren.

Hoe snel gaat dit?

Niet snel. Dat is eerlijk.

Een bedrijf dat jarenlang op de ondernemer heeft gedraaid, verandert niet in een maand. De patronen zijn ingeslepen. Medewerkers zijn gewend om vragen te stellen. Klanten zijn gewend om jou te bellen. Jij bent gewend om het op te lossen.

Toch merk je het eerste resultaat sneller dan je misschien verwacht. De eerste kleine stappen leveren snel zichtbaar resultaat. Eén duidelijk kader dat je expliciet maakt. Eén beslissing die je bewust bij een medewerker legt. Eén overleg waarbij jij luistert in plaats van stuurt.

De ondernemer die dit serieus aanpakt, merkt het binnen weken. Niet dat alles opgelost is, maar dat er ruimte ontstaat. Dat er beslissingen worden genomen zonder dat hij erbij hoeft te zijn. Dat medewerkers meer initiatief nemen, omdat ze weten dat het welkom is.

Dat is het begin van een bedrijf dat minder van jou afhangt.

Wat dit je oplevert

Het meest genoemde is de rust, de verantwoordelijkheid die van de schouders van de ondernemers verschuift naar het volledige team, maar het levert je nog meer op:

Een bedrijf dat minder afhankelijk is van de ondernemer, is ook meer waard. Letterlijk: bij een bedrijfsverkoop of overdracht is de mate waarin het bedrijf zelfstandig kan functioneren een van de belangrijkste waardebepalers.

Meer tijd voor de dingen die alleen jij kunt doen. Nadenken over waar het bedrijf naartoe gaat. Nieuwe kansen spotten. Bouwen in plaats van blussen.

Wil je weten waar in jouw bedrijf het knelt en wat de eerste stap is? Lees het verhaal van Rob, die dit vraagstuk stap voor stap heeft aangepakt of plan een kennismakingsgesprek.

Over MindTeegic

MindTeegic helpt MKB-ondernemers met 8 tot 25 medewerkers om hun bedrijf te laten groeien zonder dat alles van hen afhangt. Als strategisch partner brengen we richting, regie en structuur, niet als coach of uitvoerder, maar als iemand die naast je staat en meedenkt op het niveau waar het verschil wordt gemaakt.

Renate Manders-Lybeer is Register Businesscoach en strateeg. Ze werkt vanuit Etten-Leur met veelal bedrijven in de bouw, maakindustrie en software & IT.

Benieuwd of we bij jouw vraagstuk passen? Bel of mail gerust, geen verkooppraatjes, wel een eerlijk gesprek.