Iedereen moet vervangbaar zijn. Ook jij.

Samenvatting

Als jouw bedrijf alleen werkt zolang iedereen aanwezig is, heb je geen organisatie. Je hebt een planning die toevallig klopt. Vervangbaarheid is geen gebrek aan waardering. Het is de voorwaarde voor groei.

Stel dat morgen twee mensen tegelijk ziek worden. Wat gebeurt er dan? Als het antwoord is: "Dan los ik het zelf op." Dan weet je wat er speelt. Als het antwoord is: "Dan red ik het niet", dan ook. Beide antwoorden zeggen hetzelfde. Je organisatie is ingericht op aanwezigheid, niet op continuïteit.

De misvatting over vervangbaarheid

Vervangbaar zijn klinkt alsof het iets afdoet aan de waarde van mensen. Dat is het niet.

Vervangbaarheid betekent dat de kennis die iemand heeft, niet alleen in zijn hoofd zit. Dat processen duidelijk genoeg zijn dat een collega kan inspringen. Dat er niet paniek uitbreekt als iemand ziek is of als iemand naar huis gaat omdat een privésituatie daar om vraagt.

Een specialist die onvervangbaar is, is kwetsbaar voor het bedrijf. Niet omdat hij niet goed is, maar omdat het bedrijf hem niet kan missen. Als hij weet dat hij onmisbaar is, heeft hij meer macht dan goed is voor hem én voor het bedrijf. Hetzelfde geldt voor jou als ondernemer.

Wat er mis gaat als je dit niet regelt

Vakantie, ziekte, vertrek. Dat zijn geen uitzonderingen. Dat is de realiteit van een bedrijf met mensen. Als je eerlijk bent: er is altijd iemand weg. Altijd iets onverwachts. Altijd een moment waarop de planning niet klopt met de werkelijkheid.

Bedrijven die dit goed hebben geregeld, schakelen. Ze hebben nagedacht over wie welke taken kan overnemen. Niet perfect, maar goed genoeg. Er is een antwoord op de vraag: wat gaat door, wat wacht en wie pakt wat op?

Bedrijven die dit niet hebben geregeld, knijpen. Ze plannen strakker, werken harder, hopen dat iedereen aanwezig is. Totdat er twee mensen tegelijk weg zijn en alles klem staat. Heel vaak is het dan de ondernemer die het oplost.

Wat vervangbaarheid in de praktijk betekent

Vervangbaarheid is niet dat iedereen alles kan. Dat is onrealistisch en ook niet wenselijk. Vervangbaarheid betekent dat iemand met de juiste achtergrond de standaardwerkzaamheden van een collega kan overnemen voor een periode van één tot drie weken. Tachtig procent, op basis van de werkwijzen en processen die er zijn. Niet ideaal, maar werkbaar.

Dat vraagt twee dingen. Ten eerste dat de werkwijzen zijn vastgelegd. Het liefst niet als dik handboek, maar als helder houvast. Ten tweede dat mensen breder zijn ingewerkt dan alleen hun eigen functie. Niet zodat ze overal voor verantwoordelijk zijn, maar zodat ze weten hoe het werk van een collega in grote lijnen werkt.

En jij?

De meeste ondernemers denken aan de vervangbaarheid van hun medewerkers. Zelden aan hun eigen vervangbaarheid, maar wat gebeurt er als jij er drie weken niet bent? Niet "wat laat ik liggen" maar wat had eigenlijk door kunnen lopen als jij het goed had georganiseerd?

Dat is de eerlijkste vraag en het antwoord geeft je precies aan waar de volgende stap ligt.

Een bedrijf dat zonder jou kan draaien, is niet een bedrijf waarbij jij overbodig bent. Het is een bedrijf waarbij jij eindelijk de ruimte hebt om te doen wat alleen jij kunt doen.

Waar je staat is ook afhankelijk van de groeifase van je bedrijf. Welke fases je hebt en wat je rol is in elke fase lees je in de blog de vijf groeifases van het mkb.