KPI's voor MKB: welke cijfers vertellen je hoe je bedrijf echt presteert?

Samenvatting

Veel MKB-ondernemers sturen op omzet en winst. Dat zijn de uitkomsten, maar de beslissingen die die uitkomsten bepalen, worden eerder gemaakt. KPI's helpen je eerder in het proces bij te sturen, voordat de omzet het je vertelt.

Omzet is fijn. Winst is beter. Beide cijfers vertellen je iets wat al is gebeurd.

Als je omzet tegenvalt, zijn de beslissingen die dat hebben veroorzaakt al weken of maanden eerder genomen of juist niet genomen. Tegen de tijd dat de rekening binnenkomt, is de oorzaak allang verleden tijd.

KPI's zijn de signalen die je eerder waarschuwen. Ze meten niet het resultaat, maar het proces dat tot het resultaat leidt. Daarmee geven ze je de kans om bij te sturen voordat het te laat is.

Wat een KPI is en wat niet

KPI staat voor Key Performance Indicator. Het sleutelwoord is "key". Niet elke meting is een KPI. Een KPI is een indicator die direct iets zegt over hoe goed het bedrijf presteert op de dingen die er het meeste toe doen.

Een veel gemaakte fout is het meten van alles. Twintig dashboards met honderd getallen. Het resultaat is dat niemand meer weet wat belangrijk is en dat de cijfers worden bekeken, maar niet op gestuurd.

Goede KPI's zijn spaarzaam. Vijf tot zeven per bedrijf is al veel. Ze zijn direct gekoppeld aan de strategie: als dit goed gaat, gaat de rest ook goed. Ze zijn tijdig: ze laten je iets zien voordat het resultaat er al is.

Drie niveaus van KPI's voor MKB

Niveau 1: Commercieel: gaat de vraag de goede kant op? Dit zijn de signalen over je markt en je klanten. Hoeveel nieuwe aanvragen komen er binnen per maand? Wat is de conversie van aanvraag naar opdracht? Hoe lang duurt het gemiddeld voordat een lead klant wordt? Wat is de klanttevredenheid na een eerste opdracht?

Deze cijfers vertellen je of het vliegwiel draait. Als aanvragen dalen, is dat een signaal dat er iets verandert in hoe je bedrijf wordt gevonden of hoe het aanbod aansluit bij de vraag. Maanden voor de omzet het laat zien.

Niveau 2: Operationeel: levert het bedrijf wat het belooft? Dit zijn de signalen over hoe het werk wordt uitgevoerd. Worden opdrachten op tijd afgeleverd? Wat is de foutmarge? Hoeveel van het werk wordt in één keer goed gedaan? Hoe hoog is de bezettingsgraad?

Deze cijfers zeggen iets over de kwaliteit en efficiëntie van de organisatie. Een stijgende foutmarge of een dalende bezettingsgraad zijn vroege signalen van een probleem dat, als het niet wordt aangepakt, later zichtbaar wordt in klanttevredenheid en marge.

Niveau 3: Financieel: is het bedrijf gezond? Dit zijn de uitkomstcijfers. Omzet, marge, cashflow, debiteurendagen. Belangrijk, maar volgend. Ze bevestigen wat de andere twee niveaus al aankondigden.

Hoe KPI's passen bij OGSM

In een OGSM zijn de Measures (de M) precies de KPI's die bijhouden of de gekozen strategies (de S) werken. Ze zitten dus ingebakken in het strategieraamwerk.

De kracht van die combinatie is dat elke KPI een reden heeft. Hij is gekoppeld aan een strategische keuze. Als de KPI niet de goede kant op gaat, is dat niet alleen een getal, maar een signaal dat de strategie misschien moet worden bijgesteld.

Meer over hoe OGSM werkt en hoe Measures daarin passen lees je in de blog over OGSM voor MKB.

Hoe begin je?

Begin met de vraag: als mijn bedrijf het goed doet, wat zie ik dan als eerste? Welk getal beweegt als eerste de goede kant op? Dat getal is waarschijnlijk een goede KPI.

Vervolgens: wat moet er in mijn organisatie kloppen om dat getal te laten bewegen? Die achterliggende factoren zijn de operationele KPI's.

Kies er maximaal vijf. Zorg dat ze begrijpelijk zijn voor iedereen die ermee moet werken en bespreek ze maandelijks, niet jaarlijks.

Wil je weten welke KPI's passen bij jouw bedrijf en strategie? Plan een kennismakingsgesprek of lees meer over hoe je een strategie bouwt die wél blijft werken.

Over MindTeegic

MindTeegic helpt MKB-ondernemers met 8 tot 25 medewerkers om hun bedrijf te laten groeien zonder dat alles van hen afhangt. Als strategisch partner brengen we richting, regie en structuur, niet als coach of uitvoerder, maar als iemand die naast je staat en meedenkt op het niveau waar het verschil wordt gemaakt.

Renate Manders-Lybeer is Register Businesscoach en strateeg. Ze werkt vanuit Etten-Leur met veelal bedrijven in de bouw, maakindustrie en software & IT.

Benieuwd of we bij jouw vraagstuk passen? Bel of mail gerust, geen verkooppraatjes, wel een eerlijk gesprek.